Компания "ИНТЕРХОЛДИНГ-СПМ"
Требования к кандидату:
- Среднее специальное или высшее образование (желательно в области логистики, менеджмента, делопроизводства).
- Опыт работы в аналогичной должности от 1 года.
- Знание ПК: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook — обязательно), 1С (бухгалтерия, торговля, логистика — в зависимости от задач компании).
- Для логистической части: понимание основ транспортной логистики, документооборота (ТТН, CMR, накладные).
- Знание делового этикета и правил делопроизводства.
- Личные качества: внимательность, ответственность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, исполнительность, хорошие организаторские способности.
Должностные обязанности
А. Административные функции (Офис-менеджмент):
1. Работа с входящей/исходящей корреспонденцией:
- Прием, регистрация, распределение входящей почты (электронной и физической).
- Подготовка и отправка исходящей корреспонденции.
- Контроль за прохождением организационно-распорядительных документов.
2. Делопроизводство и документооборот:
- Ведение и архивация внутренних документов (приказы, договоры, служебные записки).
- Обеспечение сотрудников канцелярскими товарами, бланками и оргтехникой.
- Заказ визиток и другой представительской продукции.
3. Поддержание функционирования офиса:
- Взаимодействие с арендодателем, службами эксплуатации здания.
- Заказ питьевой воды, продуктов для кухни, хозяйственных товаров.
- Организация уборки офисных помещений.
4. Работа с оргтехникой:
- Обеспечение бесперебойной работы офисной техники (принтеры, сканеры, копиры), заказ расходных материалов, взаимодействие с сервисными службами.
5. Связь и коммуникации:
- Ответы на общие телефонные звонки и перераспределение их по сотрудникам.
- Контроль за состоянием АТС.
6. Организационная поддержка:
- Помощь в организации корпоративных мероприятий, совещаний, переговоров.
- Б. Логистические функции:
1. Организация доставок:
- Прием заявок от сотрудников на отправку грузов.
- Подготовка сопроводительных документов для отправок: товарно-транспортные накладные (ТТН), счета-фактуры, акты и пр.
- Контроль сроков и отслеживание отправлений.
2. Работа с поставщиками логистических услуг:
- Поиск и выбор оптимальных (по цене и срокам) транспортных компаний в программе ATI
- Ведение базы данных логистических партнеров.
- Сравнение тарифов, ведение переговоров.
- Подготовка и подача отчетов по логистическим расходам.
3. Документооборот по логистике:
- Проверка правильности заполнения логистических документов от поставщиков (счета, акты, УПД).
- Подготовка пакетов документов для бухгалтерии.
- Ведение электронного и бумажного архива логистических документов.
- Запрашивать и получать от сотрудников компании информацию и документы, необходимые для выполнения своих обязанностей.
- Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными данной инструкцией.
- Взаимодействовать с руководителями структурных подразделений по вопросам операционной деятельности.
- Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
4. Ответственность
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей.
- За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности.
- За сохранность документов и материальных ценностей.
- За ошибки в оформлении документов, повлекшие финансовые убытки для компании.
-
Мы гарантируем:
- Оформление согласно ТК РФ (отпуск, больничный и т.д.).
- Пятидневная рабочая неделя: с 8.00 до 17.00 часов, пятница с 8.00 до 16.00, суббота и воскресенье - выходной.
- Дружный коллектив
- Скидка на продукцию.
- Заработная плата оговаривается по результатам собеседования.