Офис-менеджер

08 Января

от 40 000 руб.

Партнерские Вакансии

Город:

Балаково

Занятость:

Полная занятость

Компания "ИТ-Инжиниринг"

Обязанности:

обеспечение бесперебойной работы офиса,
систематизация и поддержание порядка в организационной документации;
обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами,
разработка и исполнение бюджета на офисные нужды;
организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.);
обеспечение хранения вверенных ему материальных ценностей;
Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций.
Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.
Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора.
Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.
Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.
Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.
Немедленно сообщать генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.
Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр.) и органами.
Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.
Готовить справки по исполнению договоров по поручению генерального директора.
Производить регистрацию и вести учет договоров.
Выписывать доверенности, вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.
Оформлять командировочные документы.
Принимать участие в совещаниях, которые созывает генеральный директор, организовать их техническое обслуживание.
Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.
Выполнять разовые поручения генерального директора, которые связаны с деятельностью предприятия.
Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.
Соблюдать конфиденциальность информации.
Выполнять все распоряжения руководства.
Соблюдать сроки и правила подготовки документов.
Обеспечивать сохранность документов.
Придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами.
Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.
организация порядка использования офисной техники, в случае её неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения;
организация встреч, приёма гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе;
планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий;
контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учёта рабочего времени подчинённых;
координация завершения/начала трудового дня.